Cover letter là gì? Cách viết một cover letter như thế nào cho hấp dẫn?

218 Lượt xem

Song song với CV thì cover letter là thứ không thể thiếu trong bộ hồ sơ xin việc của bạn. Bất kỳ ai đi xin việc cũng cần phải biết cover letter là gì và phải thể hiện chúng như thế nào cho thật hấp dẫn mới là vấn đề đáng quan tâm.

Cover Letter là gì?

Cover Letter dịch sang tiếng Việt có nghĩa là Đơn/Thư xin việc. Đây là một dạng thư ứng tuyển mà các ứng viên sử dụng để bày tỏ nguyện vọng, mong muốn của bản thân được ứng tuyển vào vị trí họ đang muốn làm việc cho nhà tuyển dụng đó. Cover Letter có thể đươc viết tay hoặc đánh máy, trong đó đề cập chính là đến lý do tại sao bạn lựa chọn doanh nghiệp để ứng tuyển và các điểm mạnh của bản thân, kỹ năng phù hợp để doanh nghiệp đó lựa chọn bạn chứ không phải những ứng viên khác.

cover letter 1

Cũng giống như CV, Cover Letter vô cùng quan trọng, thậm chí đôi lúc nó còn quan trọng hơn và tác động tới việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn là CV. Thông thường trong bộ hồ sơ thì nhà tuyển dụng sẽ đọc thư xin việc trước, do đó việc quyết định có đọc tiếp CV hay không một phần cũng là từ ấn tượng với thư xin việc. Bạn cần thể hiện thật ngắn gọn, xúc tích và đầy đủ ý, có điểm nhấn thật ấn tượng, như vậy sẽ chinh phục được nhà tuyển dụng vỏn vẹn trong vòng 30 giây đầu tiên ngắn ngủi.

Nhiều người thường dành thời gian và sự chăm chút cho CV xin việc mà quên mất đi vai trò vô cùng quan trọng của lá thư xin việc. Nếu bạn không gửi kèm thư xin việc trong bộ hồ sơ ứng tuyển của mình thì có lẽ mức độ trúng tuyển của bạn sẽ bị giảm đi một nửa. Với một lá thư xin việc bạn có thể đủ sức tác động đến hành vi quyết định của nhà tuyển dụng cho việc bạn được đi tiếp vào vòng phỏng vấn hay không và bạn có phải là một trong những ứng viên tiềm năng mà nhà tuyển dụng đang tìm kiếm cho vị trí trống kia hay không. 

Bạn có một bản CV đẹp và hoàn chỉnh nhưng lại thiếu đi bức thư xin việc thể hiện những mong muốn chân thành của bản thân, thật thất vọng biết bao, có lẽ hồ sơ của bạn sẽ ngay lập tức bị gạt sang một bên nhường cơ hội cho những ứng viên khác.

Để có thể hoàn thiện được một bộ hồ sơ ứng tuyển  thì bạn cần phải có mọi thứ hoàn hảo đến từng chi tiết nhỏ trong đó, từ CV xin việc, thư xin việc hay bản sơ yếu lý lịch cùng những hồ sơ khác đi kèm. Không nên đánh giá mọi thứ cái nào quan trọng hơn cái nào, bạn cần phải hoàn thiện mọi thứ để góp phần làm cho tổng thể bộ hồ sơ trở nên hoàn hảo hơn, gia tăng sự cạnh tranh và mang lại cho bạn cơ hội bước tiếp vào vòng phỏng vấn hơn những ứng viên khác. 

Chính vì vậy khi quyết định ứng tuyển vào một công việc nào đó và quyết định viết thư xin việc bạn nên thể hiện sự quyết tâm và sự chân thành nhất như vậy nhà tuyển dụng mới có thể nhận thấy được khát khao thực sự của bạn, cảm nhận được bạn trân trọng và mong muốn thiết tha có được công việc này như thế nào.

Hãy cân bằng mọi thứ từ những chi tiết nhỏ nhất để góp phần làm nên sự hoàn hảo trong tổng thể hồ sơ xin việc của bạn, hãy làm mình trở thành ứng cử viên sáng giá nhất trong hàng trăm những hồ sơ khác, không nên đi theo những mẫu chung và những lối mòn cũ. 

Viết Cover letter như thế nào cho thật hấp dẫn nhà tuyển dụng:

Quy trình để tạo nên một lá thư xin việc không phải là dễ dàng như bạn nghĩ nhất là đối với những bạn lần đầu đi xin việc chưa có nhiều kinh nghiệm. 

1. Cần tìm hiểu thông tin:

cover letter 2

Trước khi viết cover letter, bạn cần dành thời gian cho việc tìm hiểu về công ty và vị trí mà mình chuẩn bị ứng tuyển vào. Đọc thật kỹ lại bản mô tả công việc do nhà tuyển dụng đó đăng tải lên, cẩn thận hơn thì bạn có thể nghiên cứu thêm về đối thủ và mặt bằng chung những yêu cầu của công việc đó trong thị trường việc làm hiện nay để có thể xem xét thật kĩ những kĩ năng mà họ cần, sau đó lựa chọn ra trong đó những kĩ năng mà bạn cảm thấy phù hợp với bạn nhất để viết vào. 

Ngoài ra bạn cũng nên tìm hiểu xem công ty đó có đang gặp khó khăn hay gặp vấn đề về khủng hoảng gì đó không hoặc họ đang có những dự án nào làm tốt để có thể định hướng sơ bộ về tiềm năng phát triển. Những thông tin này thì bạn có thể hoàn toàn tìm kiếm được dễ dàng trên google. 

Khi viết cover letter nếu bạn thể hiện bạn biết được đôi chút về các hoạt động chính của công ty, sứ mệnh và mục tiêu phát triển thì chắc chắn là bạn ăn điểm hơn những người khác chỉ biết tha thiết nói về những cái mà bản thân có như học vấn hay bằng cấp.

2. Tìm hiểu về tên người nhận:

Khi các bạn không rõ về người tuyển dụng của mình là ai, thông thường sẽ tìm cách xưng hô chung chung nhưng nếu ai cũng mở đầu bằng một câu chào chung như thế thì sẽ chẳng có gì là ấn tượng cả. Đã là viết một lá thư thì bạn phải đảm bảo chúng được gửi đến đúng với người nhận cụ thể. Do đó, khi mà bạn đã tìm hiểu chi tiết trong bản mô tả công việc đăng tải rồi nhưng vẫn không có thông tin của người phụ trách nhân sự thì có thể gọi điện trực tiếp lên công ty đó để hỏi thông tin. Như vậy với chi tiết nhỏ cũng khiến cho thư xin việc của bạn trở nên hoàn hảo và ăn điểm hơn hẳn rồi.

3. Cấu trúc chính cần có trong một bản cover letter:

cover letter 3

- Lời chào mở đầu: đây là lời chào mà bạn gửi đến người phụ trách quá trình ứng tuyển của bạn. Cách viết lời chào mở đầu phụ thuộc vào những thông tin mà bạn thu thập được từ doanh nghiệp đó, chi tiết về tên của người nhận là điều rất cần thiết.

- Viết đoạn mở đầu: 

Với đoạn mở đầu, bạn nên đề cập đến vị trí mà bạn đang muốn dự tuyển và nêu rõ nguồn thông tin nào đã giúp bạn biết đến thông tin tuyển dụng của công ty. Bạn nên trình bày nội dung đoạn này trong khoảng một đến hai câu là đủ. 
Đoạn mở đầu thường khá quan trọng vì người đọc sẽ thường nhớ chi tiết đầu tiên và cuối cùng nhất. 

cover letter 4

- Phần nội dung chính: 

Đây là phần để bạn có thể chứng minh cho những lời bạn nói ở trên, vì sao bạn chính là người phù hợp nhất mà không phải ai khác. 

Theo kết quả nghiên cứu thì thông thường nhà tuyển dụng chỉ dành khoảng 30 giây để lướt qua thư xin việc của bạn do đó bạn không nên trình bày quá dài dòng mà chỉ nên trình bày thành một đến hai đoạn nhỏ, bạn cần chú ý trả lời những câu hỏi sau:

+ Tại sao bạn muốn làm việc tại đây?

+ Lý do mà bạn nghĩ mình là người thích hợp cho vị trí này là gì?

+ Mục tiêu bạn sẽ phấn đấu để mang về lợi ích cho công ty khi ở vị trí đó là gì?

+ Những kinh nghiệm, kỹ năng nào là điểm mạnh khiến bạn đáp ứng được công việc đó?

Bạn cần chú ý trình bày kinh nghiệm và kỹ năng bạn có cần phải chọn lọc cho thực sự phù hợp với công việc mà bạn đang ứng tuyển, như thế mới dễ dàng đạt được điểm cộng của nhà tuyển dụng. Bạn có thể lựa chọn những thành tích nổi bật nhất mà bạn đã từng đạt được, minh chứng cụ thể qua những con số thực tế để tạo điểm nhấn thuyết phục nhà tuyển dụng nhất. 

- Đoạn cuối thư: 

Gần tương tự như đoạn đầu thư, bạn cần phải chốt lại vấn đề bằng cách nhấn mạnh một lần nữa tại soa bạn lại là người phù hợp nhất và bạn quan tâm đến công việc ở vị trí này như thế nào. Song song với đó là đừng quên bày tỏ nguyện vọng mong muốn được làm việc cho công ty, bày tỏ một hy vọng về buổi phỏng vấn trực tiếp để có thể được trao đổi nhiều hơn. 

Bên cạnh đó thì bạn cũng cần phải cung cấp các thông tin cá nhân cần thiết như: số điện thoại liên hệ, địa chỉ email,... để tới lúc cần thiết nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng liên lạc lại với bạn để hẹn về lịch buổi phỏng vấn chẳng hạn.

Bạn cần nhớ là phải đề cập đến CV và những tài liệu, bằng cấp liên quan được đính kèm để nhà tuyển dụng có thể đọc và nắm bắt rõ hơn thông tin về bạn. 
Cuối cùng là nên dành một lời cảm ơn tới người đã dành thời gian cho lá thư của bạn. 

- Phần kết và ký tên: 
Với phần này bạn chỉ cần viết "Trân trọng!" rồi ghi họ tên đầy đủ là xong.

- Những thông tin liên quan khác:

Độ dài của một cover letter mà bạn nên viết là khoảng 3/4 độ dài trang giấy thôi, trừ khi bạn muốn kể một câu chuyện gì hay đến mức nhà tuyển dụng muốn đọc mãi không thông. 
Bao gồm thông tin về người gửi là chính bạn: họ và tên, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, email,...
Thông tin về người nhận bao gồm: tên người nhận, chức danh đảm nhiệm, email, tên công ty làm việc,...

Sau tất cả mọi thứ thì cuối cùng bạn cần kiểm tra lại mọi thứ một cách thật cẩn thận và chắc chắn rằng cover letter của bạn không mắc phải lỗi nào dù chỉ là một lỗi chính tả nhỏ xíu. 

Hiện nay có rất nhiều cover letter mẫu để cho ứng viên có thể tham khảo, dựa trên đó để làm nền tảng cơ bản rồi viết cho bản thân mình một cover letter chuẩn, thu hút nhà tuyển dụng. Tuy nhiên bạn cũng cần phải chọn lọc cover letter tham khảo sao cho phù hợp nhất. Nếu bạn đang ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh thì bạn không thể lựa chọn mẫu cover letter của nhân viên pha chế được, mặc dù về bố cục cơ bản của chúng có thể có một số điểm tương đồng nhau. 

Nếu như bản CV của bạn trình bày đầy đủ tất cả quá trình học tập và làm việc trước đây của bạn thì trong cover letter bạn cần làm nổi bật lên các điểm mạnh liên quan trực tiếp đến công việc đó. Để qua đó nhà tuyển dụng có thể xác định được rằng bạn có phải là người mà họ đang tìm kiếm cho vị trí còn trống kia không. Ngoài ra, những định hướng và mục tiêu về nghề nghiệp cũng mang lại cho bạn những giá trị lợi ích nhất định, đồng thời cũng góp phần tác động nhanh và mạnh vào lựa chọn của nhà tuyển dụng, khiến họ hài lòng và muốn ngay lập tức gặp gỡ bạn trong buổi phỏng vấn trực tiếp.

Như vậy điều quan trọng nhất giúp bạn chinh phục được nhà tuyển dụng chưa phải là một CV bắt mắt, tác phong chuyên nghiệp trong buổi phỏng vấn mà bước đầu tiên chính là bản cover letter hoàn hảo. Với những chia sẻ hữu ích trên đây chúc các bạn có những kinh nghiệm hay để hoàn thiện thư xin việc cho riêng mình, đánh bật các đối thủ khác ngay từ vòng đầu, thành công trong quá trình xin việc làm.